Контроль эффективности — это важный этап работы организации или учреждения по проверке соблюдения действующих правил, норм и инструкций. Качество и способность осуществлять такой контроль играют решающую роль в поддержании безопасности и эффективности работы органа.
Чтобы обеспечить проведение таких проверок, необходимо выполнить ряд шагов. Во-первых, необходимо подготовить все документы и материалы, необходимые для проверки. Это могут быть текущие политические и руководящие документы, а также отчеты и записи предыдущих проверок.
Затем необходимо определить независимый комитет или эксперта, который будет проводить аудит. Важно, чтобы аудитор был заинтересован в результатах контроля и обладал достаточным опытом в данной области. Это обеспечит объективность результатов.
Следующий шаг — проведение самой проверки. Инспектор должен иметь доступ ко всей необходимой информации и иметь возможность проводить необходимые тесты или опросы сотрудников. Процедуры контроля должны выявлять нарушения и недостатки существующих правил и инструкций и формулировать меры по их устранению и улучшению работы учреждения.
Как провести проверку
Прежде всего, перед проведением любых проверок необходимо определить цель и задачи аудита. Четкое определение целей позволяет контролю сосредоточиться на конкретных аспектах проекта и получить более полную информацию.
Определение критериев проверки
Чтобы проверка была успешной, необходимо определить критерии, по которым будет проводиться оценка. Важно, чтобы все критерии были четко определены и поддавались измерению. Например, если проверяются сроки выполнения работы, критерием может быть «завершение работы в указанные сроки».
Критерии также могут включать анализ качества выполненной работы, соблюдения сотрудниками установленных стандартов и процессов, а также знаний и навыков сотрудников.
Планирование и подготовка
Прежде чем приступить к проведению обзора, необходимо разработать план обзора. План должен включать цели, задачи, критерии оценки, этапы и ресурсы, необходимые для проведения проверки.
Также важно провести предварительную подготовку к проверке. Это может включать в себя изучение нормативных актов и руководств, организацию встреч с сотрудниками, сбор и анализ соответствующей информации.
Также необходимо решить, кто будет проводить проверки. Это может быть эксперт по качеству, супервайзер или руководитель.
Проведение проверки
Аудит должен проводиться в соответствии с заранее разработанным планом. Необходимо следить за тем, чтобы все этапы аудита были выполнены в полном соответствии с установленными стандартами.
Любые ошибки или несоответствия, обнаруженные в ходе аудита, должны быть тщательно зафиксированы. Ошибки должны быть объяснены с указанием места и причины их возникновения.
Если в ходе проверки были обнаружены существенные проблемы, необходимо принять меры по их устранению. Это может потребовать внесения изменений в правила и инструкции, дополнительного обучения сотрудников или изменения рабочих процессов.
По результатам проверки должен быть подготовлен отчет. В отчете должны быть указаны обнаруженные проблемы, предложения по их устранению и рекомендации по улучшению работы сотрудников.
Важно помнить, что аудит должен быть объективным и независимым. Результаты аудита можно использовать для того, чтобы отметить наиболее отличившихся сотрудников или принять меры против работников, не выполняющих свои обязанности.
Пункт №11: Какие меры могут быть приняты в результате проведения служебной проверки?
Оценка работы может привести к принятию ряда мер, направленных на устранение выявленных нарушений или проблем. В зависимости от характера проступка и его влияния на организацию, меры могут быть приняты как в отношении отдельного сотрудника, так и в масштабах всей компании.
Это может начаться со встречи с сотрудником один на один, чтобы обсудить выявленное нарушение и способы его устранения. При необходимости сотруднику может быть предоставлено дополнительное обучение и поддержка, чтобы предотвратить повторение ошибки.
Если выявленное нарушение имеет серьезные последствия или представляет угрозу для организации, могут быть приняты более строгие меры. Это может включать дисциплинарные меры в отношении сотрудника, такие как предупреждение, выговор или, в некоторых случаях, увольнение.
Кроме того, после оценки работы могут быть предприняты шаги по улучшению системы контроля и пересмотру правил и рекомендаций организации. Это может включать обновление правил, дополнительное обучение сотрудников и совершенствование процедур.
Важно помнить, что цель оценки работы — не только выявить ошибки, но и исправить их и не допустить повторения. Выбор мер по устранению локальных проступков должен руководствоваться принципами справедливости и обеспечения эффективного функционирования органа.
11. Проведение встреч с подчиненными для обсуждения результатов проверки
| Цель. | Описание |
|---|---|
| Обсуждение последствий | На встрече руководители и действующие сотрудники могут обсудить результаты проверки. Обсуждение может выявить причины проблем и рекомендации по корректирующим действиям. На собраниях также можно прояснить важные аспекты правил и рекомендаций, чтобы избежать повторения ошибок в будущем. |
| Описание. | Совещание дает руководителю возможность разъяснить подчиненным выявленные проблемы и объяснить, почему определенные правила и рекомендации не были соблюдены. Это способствует повышению осведомленности и пониманию важности соблюдения правил и рекомендаций. |
| Поиск решений. | Совещание также может сопровождаться поиском решений для устранения выявленных проблем. Начальники и подчиненные могут совместно разрабатывать стратегии, направленные на повышение уровня соблюдения правил и рекомендаций и предотвращение повторных нарушений. |
Встречи с подчиненными после контроля выполнения правил и рекомендаций могут способствовать укреплению доверия, повышению эффективности общения и совместному решению проблем. Такой подход способствует созданию благоприятной рабочей обстановки, основанной на взаимопонимании и взаимной поддержке.